Agence de Développement et d'Encadrement des Petites et Moyennes Entreprises (ADEPME)

Systèmes de Suivi et Evaluation pour organisations locales et projets

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2. Boîte à outils de suivi-évaluation pour consultants

1. Systèmes de Suivi-Evaluation
    pour organisations locales et projets:

a) Système de Suivi-Evaluation des Organisations locales

·     Suivi et évaluation extensifs pour les institutions locales?

·     Suivi des activités

·     Impact: Analyse FFOM (Forces-Faiblesse-Opportunités-Menaces)

·     Manuel de l'analyse FFOM à télécharger (anglais)

b) Système de Suivi-Evaluation des Programmes et Projets

·     Suivi des activités

·     Evaluation de l'impact

c) Conclusions sur le Suivi et l’Evaluation

a) Système de Suivi-Evaluation des Organisations locales

Systèmes de suivi extensif et d’évaluation pour les institutions locales [top]

Les experts internationaux et les projets de développement ont souvent tendance à imposer leur système de suivi-évaluation (S+E) de qualité aux organismes partenaires locaux. Ainsi, dans le passé, nous avions assisté à un développement de systèmes de planification d’évaluation basé sur des indicateurs, pas seulement pour les projets internationaux mais aussi pour les institutions locales. Parfois nous voyons une belle galerie de 47 indicateurs avec des figures détaillées et des résultats attendus (en pourcentage et des figures)-pour des institutions locales ! Et par dessus tout, la plupart des documents de planification n’indiquent ni les sources de vérification, ni les responsables de la collecte de données.

Mais à quels problèmes font face ces systèmes de suivi et d’évaluation vis-à-vis de ces indicateurs ? Les projets internationaux pourraient avoir assez de fonds et de personnel pour la collecte et l’analyse de données mais ce n’est généralement pas le cas des institutions locales. Ces dernières peuvent pousser aussi longtemps qu’ils ont l’assistance des projets internationaux ; mais lorsque ces projets arrivent à terme, le système de S+E stipulé s’arrête aussitôt.

Tout le monde parle d’évaluation d’impact, qu’en est-il du suivi d’activité ?
Un autre problème sur la question du S+E est l’accent mis sur “l’évaluation d’impact” au détriment du “suivi d’activité ” qui est considéré ennuyeux dans le cadre d’une discussion scientifique du S+E. Mais de notre point de vue, le suivi d’activité est la base de l’évaluation d’impact : comment est-il possible d’évaluer la pertinence et la qualité d’un programme sans savoir ce qui a été fait et dans quelles proportions ? Ne pensez pas que le « suivi d’activité » est aussi simple – nous avons vu plusieurs institutions nationales et même des projets internationaux sans aucune politique de suivi d’activité ni de collecte systématique de données.

Le suivi d’activité dans la prestation de service en développement d’entreprise devrait au moins intégrer les données suivantes: nombre et types d’entreprises impliquées (par secteur d’activité, par région et par genre), nombre et types de services fournis (par genre), nombre et types de formations offertes (par genre) ainsi que les organismes partenaires impliqués. Avec ces données de base, nous pouvons procéder au suivi d’impact. Dans la plupart des cas il faut engager un collaborateur local spécialisé en S+E pouvant assurer une collecte systématique et permanente de données. Les projets sans collaborateur permanent chargé du S+E ont régulièrement des problèmes!

Évaluation d’impact et organismes partenaires
Si les systèmes de S+E basés sur les indicateurs sont appropriés pour les projets de développement international, avec des ressources nécessaires, nous n’imposons pas à de systèmes de S+E à nos organisations partenaires. Organisez des rencontres périodiques et des discussions à l’aide de l’analyse FFOM mentionnées ci-dessous et vous aurez le minimum d’informations nécessaires pour l’évaluation d’impact avec les organismes partenaires. Convainquez-les d’ouvrir un bureau pour la collecte de données et où toutes les activités et services seront documentés et centralisés.

Lors des discussions de groupe, mettez les cartes sur le tableau des FFOM. Dans le rapport final, des recommandations sont faites sur la base des cartes classifiées, discutées et commentées. Vous pouvez faire un exercice général des FFOM pour votre structure entière ou un autre spécifique pour une structure donnée au sein de sous groupes afin d’entrer dans les détails. 

 Manuel complet pour l’analyse FFOM (anglais):
www.bds-forum.net/download/SWOT-Analysis.doc  116 K
 

b) Système de Suivi-Evaluation des Programmes et Projets [top]

Le système de S+E d’un projet de développement peut être très simple: développez un système permanent de suivi d’activité et de collecte de données puis engagez un collaborateur permanent spécialisé en S+E. Le suivi d’impact devrait être effectué périodiquement, annuellement, par un consultant local indépendant. Des questionnaires se focalisant sur les impacts mesurés par des paramètres tels la génération de revenus, l’augmentation du chiffre d’affaire et du nombre d’emplois sur la base d’indicateurs préalablement définis. Toutes les données devraient être regroupées dans un dossier unique de S+E organisé par des séparateurs présentant l’indicateur de projet à atteindre.

En plus, il doit être assuré qu’un système de S+E basé sur des indicateurs définit au départ les sources de vérification et le responsable de la collecte de données:

... Mais des projets reportent souvent la finalisation des trois dernières rubriques avec l'effet que les indicateurs ne seront pas suivis.

c) Conclusions du Suivi et Evaluation (S+E)  [top]

• Aucun système de suivi d’impact n’est possible sans système de suivi d’activité. Comment peut-on connaître la qualité de son service en ignorant qui a été servi, en quelles quantités et combien vous êtes-vous donné?
• Les données de suivi d’activité pour l'appui aux entreprises doivent être collectées en permanence : le nombre et le type d’entreprises soutenus par région, le genre, la taille. Type et nombre de services (y compris les formations) prévus et réalisés.
• Le suivi de l’impact peut être fait périodiquement, ex: annuellement, par un consultant indépendant local et un échantillon d’interviews d’entreprises soutenues.
• L’impact c’est: l’amélioration de l’entreprise en termes d’augmentation du chiffre d’affaire, des revenus, du nombre d’emplois, de la sécurité. Les activités déjà réalisées ne sont pas comprises dans l’impact.
• Les projets de développement basés sur des indicateurs ont besoin d’un tableau de vue d’ensemble du S+E sur la façon dont les données sur les indicateurs du projet seront collectées : Indicateur – source de vérification – temps nécessaire – responsable de la collecte de données – documents existants –acteurs impliqués.
• Le suivi d’impact des projets internationaux nécessite un collaborateur local permanent spécialisé en S+E, sinon, vous serez dans des difficultés!
• Les systèmes de S+E complexes des projets internationaux ne peuvent pas être réduits pour les partenaires locaux. Pour ces derniers, le système de S+E doit être développé en fonction de leurs moyens : un plan d’activité simple, des rapports d’activité et une analyse FFOM pour un suivi d’impact simple.

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2. Boîte à outils de suivi-évaluation pour consultants

Agence de Développement et d'Encadrement des Petites et Moyennes Entreprises (ADEPME)
en collaboration avec le Programme Promotion de l'Emploi des Jeunes en Milieu Urbain (PEJU) de la Coopération Allemande (à travers KfW et GTZ)