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Outils de Gestion de l'Entreprise:  4. Gestion du Personnel et des Stocks

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1. Comptabilité de base  I  2. Comptabilité professionnelle

 3. Calcul des coûts   I   4. Gestion du personnel et gestion des stocks

• 4.1 Gestion du Personnel

• 4.2 Gestion des Stocks

4.1 Gestion du Personnel

• Contrats du personnel

• Gestion du personnel

• Qualification du personnel

 
Contrats du personnel [top]

Si en tant qu’entrepreneur, vous n’avez pas assez de savoir-faire/compétences ou vous ne pouvez pas faire face à la demande élevée de votre produit, vous devez songer à employer un personnel.

Vous devriez être en mesure de recruter les candidats les plus qualifiés possibles. Vous pouvez organiser votre embauche par un processus de cinq étapes :

Organiser et projeter: avant de démarrer le recrutement, vous devrez décider de la fourchette de salaire ainsi que d’un niveau minimum de compétences. Faites des appels à candidature à travers les média existants. En attendant, préparez des directives pour l’interview et des critères de sélection; 

Interviewer: sur la base des directives de l’interview, inviter les candidates à une interview. Si nécessaire vous pouvez les trier par des examens écrits ;

Sélectionner les candidats compétents sur la base de critères prédéfinis;

Régler les contrats du personnel, écrivez des lettres d’embauche en donnant des orientations aux nouveaux employé(s) concernant leur travail ; donnez une description de poste écrite en détail. A cette étape, il serait utile de proposer une période d’essai d’au moins 15 jours.

Prévoir un test de “première semaine au travail” pour vous assurer que le nouveau personnel fait le travail selon vos attentes. Parfois, vous pourrez devoir former le nouveau personnel sur le tas.

Le contenu du contrat du personnel devrait être en conformité avec le code du travail en vigueur. Le contrat établi devrait comporter les clauses suivantes:

·    Les responsabilités de l’employé;

·    Les responsabilités de l’employeur;

·    Les droits de l’employé;

·    Les droits de l’employeur;

·    Les normes d’évaluation de performance pour les aptitudes techniques et l’éthique du lieu de travail;

·    Le salaire de départ, les avantages, les mesures de sécurité au lieu de travail et la promotion;

·    Les jours de travail, heures de travail et vacances;

·    Le conge annuel et le congé de maladie;

·    La date de début du contrat.

 
Gestion du personnel [top]

Au démarrage de votre activité, vous aurez besoin d’un personnel réduit à cause du manque de capacité financière et / ou d’un niveau de production limité. Au fur et à mesure que l’activité s’étendra, vous aurez besoin de plus en plus de personnel pour vous assister. Vous pourriez aussi recruter du personnel dès l’entame de votre activité. Dans tous les cas, quelques temps après avoir démarré votre activité, vous devrez évaluer la situation du personnel. De ce point de vue, vous devrez vous poser les questions suivantes:

·    Quelle était la performance de mes employés? Leurs aptitudes correspondent-elles aux  exigences de mon activité?

·    Comment étaient les salaires? étaient-ils trop élevés comparés à ceux des entreprises similaires? étaient-ils trop bas par rapport à la performance du personnel?

·    Est-ce que je fournissais assez d’installations de sécurité et de facteurs de motivation?

·    Quel était le chiffre d’affaire du personnel ? était-il trop élevé?

·    Quel était le nombre d’employés? Etait-il supérieur au nombre requis (personnel désoeuvré) ou inférieur (personnel surchargé)?

·    Quelle est la productivité de chaque employé?

Après avoir examiné toutes ces questions relatives au personnel, prenez des mesures correctives avant le début du prochain cycle.  

 
La spécialisation du personnel doit aussi être prise en considération : plus le personnel est spécialisé, plus il est productif. La spécialisation du personnel est une situation dans laquelle vous assignez à chaque membre de votre personnel une tâche spécifique spécialement dans l’unité de production. Votre personnel peut se spécialiser en :

·    Développement de produit

·    Travail de finition

·    Emballage et l’étiquetage;

·    Contrôle de la qualité;

·    Techniques de vente.

 
Qualification du personnel [top]

Si vous sentez que votre personnel, vous y compris a besoin d’un renforcement de capacité, essayez :

·    D’identifier clairement le type de formation adaptée;

·    D’avoir des informations sur les institutions offrant cette formation;

·    D’avoir des informations sur le coût de la formation;

·    D’avoir des informations sur la durée de la formation;

·    De s’assurer que vos employés fassent bon usage des connaissances acquises lors de cette formation.

3.2 Gestion des Stocks   [top]

Le stock est l’ensemble des produits de votre activité destinés la vente ainsi que toutes les matières premières ou pièces que votre activité garde ou utilise pour produire ou pour fournir des services.  

La gestion de stock (contrôle du stock) est la façon de:

·    Recevoir votre stock (quantité et état);

·    Enregistrer votre stock (consigner par écrit toutes les marchandises ou matériel entrant ou sortant);

·    Emmagasiner votre stock (garder la quantité adéquate du stock dans un endroit sûr et de façon ordonnée);

·    Exposer votre stock (pour inciter les consommateurs à acheter et pour le rendre facile à voir et à compter);

·    Surveiller votre stock (contrôler et compter souvent le stock pour vous assurer qu’il est dans de bonnes conditions);

·    Passer une nouvelle commande de votre stock (commander à nouveau le stock adéquat, en quantité adéquate et au bon moment). Le niveau de commande est le niveau minimum du stock de matière première et de produits finis dont vous avez besoin pour maintenir continu le processus de production et de ne pas être à court de produits finis pour satisfaire la demande des consommateurs respectivement.

Maintenant, vérifiez si vous avez pris en considération tous les points de contrôle de stock ci-dessus durant la période antérieure, au cas contraire, prenez des mesures correctives.

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en collaboration avec le Programme Promotion de l'Emploi des Jeunes en Milieu Urbain (PEJU) de la Coopération Allemande (à travers KfW et GTZ)