Agence de Développement et d'Encadrement des Petites et Moyennes Entreprises (ADEPME)

Appui institutionnel aux organisations patronales et institutions locales

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• Développement institutionnel: "de bas en haut" ou "de haut en bas"?

  • Analyse de la situation

  • Plan d’actions

• Check-list: Gérez votre structure

• Auto organisation avec un classeur de présentation centralisé 

 
Développement institutionnel: 
"de bas en haut" ou "de haut en bas"?  [top]

Ce module sur l'appui institutionnel est basé sur des aspects de l’apprentissage pratique, une approche participative spécifique impliquant le personnel dans l’analyse de la situation de l’organisation et essayant d’identifier au cours de discussions ordinaires les contraintes majeures d’une organisation de travail et d’apprentissage efficace. Des solutions pour l’amélioration du système de gestion existant seront identifiées sur la base de discussions entre le facilitateur externe et le personnel de l’organisation.

Ainsi, au début, le facilitateur évite de suggérer la mise en place de systèmes de gestion externes préétablis, mais essaie plutôt de comprendre le système en place avec toutes ses forces et faiblesses.

Chaque organisation est dotée d’un système de gestion consistant à une simple planification, documentation, des documents de compte rendu ainsi que des éléments de gestion de routine tels les réunions régulières du personnel, le partage des responsabilités et des plans de travail. Même si ces systèmes existent de façon inadéquate et insuffisante, ils présentent tout au moins un savoir-faire mis en pratique et internalisé par les personnels.

De notre point de vue, le système ne sera viable que lorsque nous adopterons le savoir-faire existant d’une organisation et de son personnel et essayer de l’améliorer de l’intérieur au lieu d’imposer un système externe.

Par ailleurs, nous sommes convaincus que les systèmes de gestion des projets de coopération internationale seront rarement adaptés aux organisations locales, régionales ou aux organisations partenaires locaux. L’organisation et la gestion d’un projet international sont caractérisées par une contribution externe importante en gestion, savoir-faire et expertise ainsi que des contributions financières conséquentes, ce qui est rarement le cas pour une structure locale.

Compte tenu de cela, nous suggérons une stratégie d'appui institutionnel afin d’améliorer petit à petit les structures existantes et les systèmes de gestion à travers un système de taille moyenne, adaptée qui assure la viabilité à long terme même après le retrait de notre projet d’intervention. 

Analyse  de la situation [top]

Introduction
Notre approche est une synergie entre l'auto-analyse de l’organisation interne et la contribution du savoir-faire externe, car il n’est pas évident que les personnels, qui se sont habitués aux systèmes courants puissent avoir une vision globale des contraintes majeures de leurs structures. De toute façon, l’analyse doit être faite à l’intérieur de la structure avec le personnel et non en dehors, dans le cadre d’un atelier. Ce module d'appui institutionnel sera mis en oeuvre en une visite de 3 à 5 jours à l’organisation et à ses démembrements.  

Les réunions avec les personnels seront programmées à différents niveaux pour des discussions individuelles ou de groupe dans le but d’avoir une vue d’ensemble réelle de la situation interne et des points de vue différents. Les documents, particulièrement les rapports, les études, les documents de planification et de présentation de l’organisation donneront une impression supplémentaire des performances du personnel de l’organisation. Une configuration globale succincte peut être ébauchée à partir des colonnes suivantes:

• Nom de l’organisation et régions d’intervention

• Personnels (niveau d’éducation, description de poste, formation professionnelle, expérience professionnelle)

• Infrastructure et installations

• Produits et services pour les opérateurs

• Gestion: planification, documentation, compte rendus, études

• Problèmes identifiés par les personnels

• Leurs propositions de services requis des agences de facilitation

• Remarques du facilitateur externe.  

 Analyse FFOM en discussion de groupe

La revue de l’analyse de la situation devrait être complétée par des réunions d’auto-analyse FFOM (Forces-Faiblesses-Opportunités-Menaces) de leur structure par le personnel.

L’analyse FFOM nécessite une ébauche de la configuration de l’analyse FFOM (chacun transmet son opinion grâce aux cartes Metaplan) et une documentation de la discussion des résultats.

L’analyse FFOM devrait être faite avant que le personnel ne prenne connaissance des résultats de la revue de l’analyse de la situation, de cette façon, les résultats de la revue de l’analyse de la situation peuvent être comparés avec l’analyse FFOM ainsi les résultats pourraient être très instructifs.
 

Réunion du personnel sur les résultats

Une réunion finale du personnel sur les résultats permettra de discuter des résultats et de faire des propositions pour surmonter les difficultés majeures afin de faire naître une structure et un système de gestion efficaces. La réunion permettra de concevoir des directives du plan d’action du développement organisationnel.

Plan d’actions [top]

Introduction
Le plan d’action du développement organisationnel devrait être un plan d’action de six mois. Il constituera un accord entre les organisations qui vont être impliquées et le projet de promotion de PME.

Le plan d’action insiste sur les problèmes majeurs identifiés par l’analyse de la situation et FFOM et prend en compte ces engagements:

• L’initiative propre de l’organisation concernée 

• Tâches 

• Responsabilités

• Soutien additionnel du projet de promotion des PME.

Le développement organisationnel devrait être mis en place étape par étape: 

La planification existante, les rapports d’évaluation et les comptes rendus devraient être améliorés et non rejetés et remplacés par des formats externes. Les services aux opérateurs devraient être analysés, améliorés et étendus petit à petit.

Le facilitateur devrait faire des rencontres régulières avec l’organisation qui sera impliquée jusqu’à ce qu’un progrès satisfaisant, sur la base du plan d’action de développement organisationnel soit réalisé.
 

Ateliers nationaux ou régionaux sur le développement organisationnel
Une fois, l’expérience acquise dans le domaine de la consultance et de la visite aux organisations, elle devrait servir à développer l’activité de conseil en développement organisationnel aux moyens d’ateliers régionaux. Les documents préparés lors des consultances sur le terrain peuvent être utilisés durant les ateliers.

Pour éviter de promouvoir des approches standard et orientées dans le cas des ateliers nationaux, le participant devrait effectuer une analyse FFOM avant la réunion préparatoire de l’atelier et apporter les résultats et les autres documents utiles pouvant être utilisés au cours de l’atelier.

Check-list: Gérez votre structure [top]

Afin d’améliorer la capacité organisationnelle de votre structure, votre institution/organisation/projet, devrait être bien planifié, mettre en oeuvre de réels services pour les clients, et avoir un système complet de documentation et d’enregistrement des activités et services aux opérateurs.

Développement des ressources humaines

• Existe t-il une description de poste pour chaque employé?

• Quels sont les besoins de vos employés renforcement de capacité?

• Existe t-il des réunions de personnel hebdomadaires régulières?

Administration des installations

• Existe t-il une liste des installations (nombre et condition)?

Planification

• Existe t-il une planification d’activités (annuelle, bimestrielle ou trimestrielle) ?

• Existe t-il des réunions de personnel pour une planification hebdomadaire?

• Existe t-il une prévision de visites et de services aux entrepreneurs (planification de BDS)?

Mise en oeuvre de services aux entrepreneurs membres

• Visitez-vous régulièrement les entreprises?

• Avez-vous mis en oeuvre des activités de soutien aux entrepreneurs?

Enregistrement et compte rendu

• Avez-vous documenté ces visites aux entrepreneurs?

• Avez-vous documenté l’analyse de la situation, les problèmes majeurs et les propositions des opérateurs de l’entreprise?

• Avez-vous enregistré vos activités quotidiennes?

• Avez-vous enregistré vos services aux entrepreneurs?

Collaboration avec des partenaires dans le cadre de la prestation en BDS

• Existe t-il une liste de partenaires de votre région?

  • Prestataires de BDS commerciaux

  • ONG

  • Centres de formation technique et professionnelle

  • Agences facilitatrices

• Existe t-il une étude sur les conditions de prêt des institutions de financement de votre région?

• Les contacts personnels avec les partenaires ont-ils déjà été pris?

• Ont-ils reçu votre brochure de présentation et votre projet?

Formats

• Existe t-il un dossier avec les rubriques suivantes?

  • Plan d’actions

  • Rapport d’activités

  • Enregistrement des activités quotidiennes

  • Enregistrements des services aux entrepreneurs

  • Format de plan d’affaires pour les entrepreneurs

  • Formulaires de prêt des institutions de financement de votre région

Présentation de votre structure aux partenaires nationaux, internationaux et aux visiteurs

• Existe t-il une brochure ou un dépliant de présentation de votre organisation (en langue locale et en anglais)?

• Cette brochure contient-elle une présentation des résultats (services aux opérateurs mis en oeuvre)?

• Cette brochure est-elle toujours disponible et distribuée aux partenaires?

• Vos bureaux disposent-ils de tableaux de présentation; vos prévisions et services à l’opérateur y sont-ils fixés?

• Contiennent-ils des photos d’ateliers faits par l’opérateur (et pas seulement des séminaires)? [top]

Auto-organisation avec
un classeur de présentation  centralisé

Afin d’améliorer la capacité organisationnelle de votre structure, votre institution/organisation/projet devrait être bien planifié, mettre en oeuvre de réels services pour les clients, et avoir un système complet de documentation et d’enregistrement des activités et des services aux opérateurs. Pour mieux vous organiser, appliquer la "Méthode du classeur" suivante:

Acheter un classeur

• Insérer les séparateurs suivants:

  • Mission et objectifs de votre agence

  • Domaines d’intervention et de services aux  entrepreneurs

  • Dépliant ou brochure de présentation

  • Liste des opérateurs servis de l’année dernière à maintenant

  • Plan d’action de trois mois pour vos activités et services aux entrepreneurs (activité en cours, tous les trois mois)

  • Enregistrements des services aux entrepreneurs (activité en cours)

  • Rapport d’activités trimestrielles (activité en cours, tous les trois mois)

  • Description des postes de vos agents

  • Quels types de services suis-je en mesure de fournir, quels sont mes besoins en renforcement de capacité? (à remplir par l’agent lui-même)

  • Liste des organisations partenaires dans votre région (agences facilitatrices, prestataires en BDS, centres de formation, institutions de finance et de microfinance, association d’entrepreneurs) et leurs services.

  • Statistiques et études de secteurs de votre région.

• Maintenant procédez à remplir le classeur avec les activités et informations nécessaires, puis réorganisez votre institution.

• Si vous avez déjà écrit votre plan d’actions et votre mission ainsi que votre rapport, mettez-les à l’intérieur. Sinon éditer-les.

• Si toutes ces activités (planification, mise en oeuvre de services, enregistrement et présentation) sont réalisées et le seront en permanance, votre organisation travaillera mieux et s’améliorera.Remarque:la planification d’activité, l’enregistrement et les comptes rendus  doivent être effectués périodiquement.

• Ce classeur peut être non seulement utilisé pour votre organisation interne mais aussi comme carte de présentation pour les visiteurs et les partenaires nationaux et internationaux ; cette carte  devrait être en anglais.

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