Agence de Développement et d'Encadrement des Petites et Moyennes Entreprises (ADEPME)

Guide à la Création et Gestion d'une Association professionnelle

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1. Procédures régissants la création d'une association

  • Demander la reconnaissance d'une association

  • Documents à fournir

  • Delais de délivrance

  • Comment créer une association?

  • Comment créer une ONG

  • Demander un Numéro d'Identification Nationale des Entreprises et des Associations (NINEA)

    • Documents à fournir pour un NINEA

2. Guide de gestion d'une association


 

1. Procédures de création d'une association   [haut]

Demander la reconnaissance d'une association   [haut]
Afin d’avoir une existence légale, toute association doit être déclarée officiellement auprès du ministre de l'Intérieur. Pour ce faire, il convient de demander sa "reconnaissance".

Qui peut demander la reconnaissance d'une association ?
La demande de reconnaissance d'une association doit être entreprise par un des membres principaux du bureau (président, secrétaire général ou trésorier).

Quels sont les documents à fournir ?    [haut]

  • Une demande de reconnaissance d'association adressée au ministre de l'Intérieur

  • 2 exemplaires des statuts ; sur chaque page de l'un des exemplaires est apposé un timbre fiscal à 1 000 FCFA

  • 4 exemplaires de la liste des membres fondateurs comprenant l'indication de leur noms, prénoms, date et lieu de naissance, adresse, profession et nationalité

  • 4 exemplaires du procès-verbal de l'assemblée constitutive

à télécharger:

Dossier de création d'une association
au Sénégal
dossier-creation-association.doc

Quel est le délai de délivrance ?   [haut]
3 mois. Il est procédé à une enquête de moralité de tous les membres du bureau de l'association. Elle porte sur ses activités professionnelles, associatives, syndicales, politiques et ses antécédents judiciaires.

Pour en savoir plus...
S'adresser à la division des Affaires politiques et syndicales.

Comment créer une association  [haut]
Une association est une union établie entre plusieurs personnes dans un dessein ou intérêt commun. Elle peut prendre plusieurs formes avec des buts divers :  l'association peut avoir un but politique ou peut rechercher un but lucratif sous forme d'un groupement d'intérêt économique (GIE), pouvant  mener des activités de toute nature (commerciale, industrielle, artisanale, etc.) dans  l'intérêt de leurs membres.

Au Sénégal, la  liberté d'association est reconnue par le ministère de l'Intérieur. Les membres  de la future association doivent d'abord se réunir en assemblée générale constitutive  afin de discuter :

  • des buts et objectifs de l'association à mettre sur pied ;

  • des statuts et  règlement intérieur qui seront adoptés par l'assemblée générale constitutive .

Ensuite, les pièces suivantes sont déposées au niveau de la préfecture ou à la gouvernance de Dakar ou  des autres régions du Sénégal

  • 4 exemplaires du procès-verbal de l'assemblée générale constitutive

  • 4 exemplaires des statuts (chaque page de l'original doit être timbrée
    à 1 000 F CFA)

  • 4 exemplaires de la liste des membres fondateurs
    (nom prénom - âge - profession - nationalité - adresse)

  • 4 exemplaires de la liste des membres du bureau élu

Les responsables de l'association vont recevoir plus tard une convocation de la police pour une enquête de moralité. Après avis de l'autorité, un récépissé d'association sera remis aux responsables. Le récépissé est la  déclaration officielle de la constitution de l'association.

Comment créer une ONG  [haut]
Une Organisation non gouvernementale (ONG)  peut être définie comme une  association ou organisme privé régulièrement déclaré, à but non lucratif et ayant pour objet de travailler pour l'intérêt des populations et d'apporter un appui au développement du pays et est agréée en cette qualité par le gouvernement.

Pour avoir un statut d'Organisation non gouvernementale, l'association réquérante doit avoir des activités sur le territoire national et être déclarée pendant deux ans. Elle adresse une lettre de demande d'agrément comme ONG à laquelle est joint un bilan d'activités de ces deux années d'existence. Cette demande est accompagnée d'un dossier comprenant :

  1. Les statuts de l'association en deux exemplaires avec l'adresse du siège,

  2. Le récépissé de déclaration pour les associations sénégalaises, pour les organisations étrangères l'autorisation ou l'acte de reconnaissance du pays d'origine,

  3. La liste des principaux membres de l'organe de direction avec l'indication précise de leur âge, nationalité, profession et de leur adresse,

  4. Un mémorandum présentant l'association ou l'organisme privé requérant,

  5. Un programme d'activités précisant les sources de financement éventuelles.     

Dans un délai de deux mois au plus à compter de sa date de dépôt, le dossier d'agrément est examiné par une commission  qui étudie le dossier  et  délivre un agrément.

L'agrément est un arrêté ministériel délivré  par le ministère de la Femme, de la Famille et du Développement social (ministère de tutelle des ONG). Il permet à l'association d'avoir un statut d'ONG pouvant intervenir sur l'étendue du territoire national, mais aussi d'obtenir un régime particulier (exonération de tous droits et taxes sur les matériaux, matériels et équipements, l'admission temporaire des véhicules à usage utilitaire acquis ou achetés localement ou importés pour la réalisation des programmes de l'ONG  etc...).

Demander un avis d’immatriculation portant attribution d’un numéro d’identification national des entreprises et des associations (NINEA)  [top]
Toute organisation exerçant au Sénégal doit figurer dans un répertoire des entreprises, des établissements et des associations lui fournissant une identification satisfaisante pour faciliter ses démarches administratives.
Le numéro d’identification national des entreprises et des associations (NINEA) est le numéro unique par lequel une organisation est enregistrée dans ce répertoire.

Qui peut demander un NINEA ?
La procédure d'obtention d'un avis portant numéro d'identification national des entreprises et associations (NINEA) doit être initiée par : Pour les personnes morales (GIE, associations, sociétés, ONG) : le responsable de la structure.
NB
: Les personnes physiques ou morales peuvent être représentées par un cabinet conseil.

Quels sont les documents à fournir pour un NINEA ?  [haut]

Pour une association

  • Une demande manuscrite

  • Un timbre fiscal de 1 000 FCFA

  • Une photocopie des statuts de l'association

  • Une photocopie du récépissé de déclaration d'association

Pour une ONG

  • Une demande manuscrite

  • Un timbre fiscal de 1 000 FCFA

  • Une photocopie des statuts de l'ONG

  • Une photocopie du décret portant création de l'ONG

En dehors du timbre fiscal joint au dossier, la délivrance du NINEA est gratuite.
La délivrance est d'environ 3 jours.


 

2. Guide de Gestion d'une Association professionnelle  [haut]

 

Prestation de services pour vos membres  [haut]

 

Objectif d’une Association Professionnelle

L’objectif d’une association d’entraide est de délivrer des services à ses membres selon leurs besoins et leurs priorités. Une association peut remplir les exigences organisationnelles telles que le statut, le personnel, corps administratif et installations, toutefois son efficacité n’est garantie que lorsqu’il délivre des services significatifs à ses membres ; dans ce cas, l’association devrait élaborer une approche systématique comme esquissée ci-dessous.

 

Evaluation des besoins  [haut]

La première étape dans la délivrance de service est d’évaluer les besoins et les propositions des membres de l’association au niveau d’une entreprise et dans des réunions de groupe. Pour l’évaluation des besoins, remplissez un simple format de l’aperçu de l’analyse de la situation et discutez des questions suivantes avec les membres. A partir des discussions, vous aurez des informations sur la situation, sur les principaux problèmes et sur la proposition des membres.
 

Aperçu de l’Analyse de la Situation
Membres Produits/
Services
Approvisionnement/
Ventes
/Marketing
Personnel/
Gestion
Coûts/ mois Problèmes et propositions de l'entrepreneur
Membre 1          
Membre 2          
Membre 3          

 

Questionnaire sur l’évaluation des besoins au niveau du membre [haut] 

Une autre possibilité d’évaluer les besoins pourrait être de préparer et de distribuer un questionnaire, dans le but d’évaluer la situation, les problèmes et les propositions des membres:

  • Nom, adresse et activité du propriétaire de l’entreprise;

  • types de produits et de services;

  • types d’installations et de site;

  • Approvisionnement: sources de matériel de travail et d’installations;

  • Ventes: A combien s’élève le chiffre d’affaire?

  • Marketing: Publicité et mesures de recherche de marché;

  • Personnel: nombre et qualifications;

  • Coûts par mois;

  • Problèmes majeurs du propriétaire de l’entreprise;

  • Propositions de solutions du propriétaire.

 

Rencontres Générales [haut]

Les rencontres générales avec les membres peuvent vous aider à obtenir à la base, des renseignements complémentaires sur les problèmes et les propositions. Afin d’organiser une réunion efficace, vous devriez prendre en compte les étapes suivantes:

  • Préparer l’agenda proposé pour la rencontre;

  • Choisir un modérateur pour la rencontre;

  • Inviter les membres et les partenaires à temps;

  • Discuter des problèmes des membres et des questions relatives avant de gérer les questions administratives;

  • Discuter des solutions et négocier les actions avec les partenaires.

 

Plan d’actions [haut]

La dernière colonne du formulaire 1.2 (problèmes et propositions de solution du propriétaire de l’entreprise) vous donnera quelques idées sur les activités nécessaires pour soutenir vos membres. Après avoir terminé l’analyse de la situation, il peut être transformé en un plan d’actions:
 

Plan d’action pour six mois
Nom et activité Problèmes identifiés par le membre lui-même Proposition d’action
Initiative personnelle
du membre
Support supplémentaire de l’association
Membre 1      
Membre 2      
Membre 3 ...      

  

Mise en oeuvre des Services  La mise en oeuvre des services aux membres dépend de votre analyse de la situation et de votre prévision d’actions. Mieux vous exécutez la situation et l’analyse du problème plus vous aurez des idées pour les services.

 

Qu’attendez vous de l’Association en tant que membre?

Les membres de diverses associations s’attendent à avoir des services tels:

  • Recevoir une formation appropriée relative à leur domaine d’activité;

  • Avoir des prêts;

  • Profiter de tout programme de collecte de fonds;

  • Obtenir des sites de fabrication et de commerce;

  • Bénéficier des avantages pouvant résulter de politiques favorables pour le développement du secteur privé;

  • Participer aux foires de commerce et bazar;

  • Recevoir une formation sur le VIH/SIDA;

  • Se familiariser aux associations de commerce.

 

Besoins en formation suggéré par les membres

Les formations suivantes sont recommandées pour les cadres de l’association:

  • Gestion d’entreprise;

  • Réseautage;

  • Développement de projet et gestion;

  • marketing;

  • Approche de genre;

  • Aptitude en lobbying;

  • business planning;

  • communication;

  • Comment délivrer des services;

  • Comment attirer plus de membres;

  • Technologies de l’information.

 

Contacter des Partenaires [haut]

Afin de mettre en oeuvre le plan d’action, l’association devrait penser à sa part dans l’action et des partenaires qui pourraient l’aider: les centres de formation professionnelle, les institutions de financement, prestataires de service en marketing etc. les représentants des associations devraient contacter ces partenaires et négocier des collaborations possibles. Les étapes dans la recherche d’organisations partenaires sont:

  • Mettre au point une analyse de la situation et un plan d’actions. Les partenaires n’aiment pas engager des fonds et collaborer sans propositions concrètes d’actions;

  • Faire une liste des organisations partenaires potentielles, en mentionnant leurs noms, adresses, domaines d’intervention et possible domaines de collaboration ;

  • Les contacter et leur proposer votre plan d’action;

  • Négocier des activités communes.

 

Collecte de fonds [haut]

Votre argent est la base de la collecte de fonds! Personne ne voudra financer si votre association n’apporte pas sa propre contribution. Les sources de fonds propres sont les cotisations des membres et les frais de services accompagnés par une bonne gestion financière et un bon système de comptabilité.

  • Les étapes ultérieures dans la collecte de fonds consistent à faire des propositions concrètes pour des actions concrètes. Aucune agence donatrice ne voudra payer des frais administratifs mais par contre financera des activités concrètes et des services dont les membres pourraient bénéficier.

  • Préparer une liste de partenaires potentiels, les contacter et discuter de vos activités. Sur la base de la discussion, vous pourrez demander un soutien financier.


 
Gestion de l’Association
[haut]

 

Description de poste et formation des dirigeants
Particulièrement, pour une association d’entraide, une description du poste des dirigeants qui n’ont pas nécessairement une expérience dans le domaine est très utile en ce sens qu’elle donne à chaque dirigeant et aux membres une idée de son domaine d’intervention et de ses tâches respectives. Une
liste de tous les postes devrait être élaborée (voir réglements), et pour chaque attribution des explications détaillées devraient être fournies. A la suite de toute selection, les nouveaux dirigeants devraient être formés sur la base de la description de poste.

Chacun des dirigeants devrait être préparé à mettre en exécution un plan d’action dans son domaine d’intervention et produire un rapport d’activité à la fin de chaque période de mise en oeuvre (voir le chapitre sur la documentation et l’évaluation).

 

Planification, Evaluation, Documentation et Compte rendu [haut]
L’association exécute périodiquement un plan d’action des activités pour une période de six mois par exemple. Cette
organisation de plan d’action devrait comporter les éléments suivants:

  • Liste des services à rendre aux membres de l’association (prévision détaillée des activités telles la participation aux foires et expositions, organisation d’ateliers, formation, marketing);

  • Liste des autres activités (tours d’études, rencontre avec les partenaires, rencontre avec les membres, assemblée générale);

  • Détails de la collaboration avec les partenaires.

 

Tous les documents devraient gardés soigneusement à la librairie de l’association pour servir de références pour des discussions ultérieures avec les organisations partenaires. A la fin d’une période de mise en oeuvre (ex:6 mois), il est recommandé de mettre au point un rapport d’activité de 6 mois comportant:

  • Les services rendus aux membres;

  • Autres activités réalisées;

  • Collaboration réalisée avec des partenaires;

  • Problèmes rencontrés dans la période antérieure;

  • Perspectives pour la prochaine période.

 

Gestion des membres et comptabilité [haut] 

L’association doit disposer de ressources financières afin de pouvoir mettre en oeuvre un plan d’actions et de rendre des services à ses membres. Les cotisations constituent la base de l’auto-financement dans les associations indépendantes. Ces cotisations doivent être enregistrées sur une liste de membres.

 

 Liste des membres et enregistrement des cotisations

Cotisations annuelles payées
No. Nom/Adresse Activité Date d’affiliation 1 2 3 4
               
               
               
               
               
               
               
               
               

 

Journal de caisse [haut]

Les charges et crédits doivent être enregistrés dans le journal de caisse de l’association. Au démarrage d’une association, un compte bancaire devrait être ouvert automatiquement afin d’assurer une bonne gestion des ressources financières. La transparence du système financier, particulièrement la comptabilité devrait être d’une fiabilité irréprochable pour éviter toute mauvaise gestion. Ce journal de caisse peut être utilisé aussi bien par les associations que les entreprises.

 

 Journal de caisse
No. Date Description Débit Crédit Balance
FCFA FCFA FCFA
1 2.2.07  Capital initiale en liquidités      
2 3.2.        
3 3.2.        
4 4.2.        
5 5.2.        
6 5.2.        
7 5.2.        
8 7.2.        

 

[haut]

 

 

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Agence de Développement et d'Encadrement des Petites et Moyennes Entreprises (ADEPME) en collaboration avec le Programme sénégalo-allemand d’Appui à la Compétitivité et à la Croissance des PME et à la Performance du Secteur de la Micro-Finance (PACC-PME/PMF)

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